5 astuces pour organiser une soirée d’entreprise réussie

5 astuces pour organiser une soirée d’entreprise réussie

24 octobre 2019 0 Par clara Legrout

Des soirées d’entreprise, il en existe des dizaines oui ! Mais des soirées d’entreprise réussies, cela est plus rare. Pourtant les occasions ne manquent pas. Entre les pot de départs, les fêtes de fin d’années, les anniversaires, les signatures de contrats… Ou bien, tout simplement parce qu’on ressent le besoin de retrouver l’équipe pour une soirée conviviale qui permettra de souder les liens et de fraterniser.

Finalement, il y a plusieurs motifs pour organiser une soirée d’entreprise. Que ce soit pour remotiver les troupes ou pour les rassembler, cette dernière est généralement vue comme une idée amusante et appréciée de tous.

En ce moment, vous vous sentez motivé pour organiser un événement de cette envergure. Toutefois, l’organisation de ce dernier ne se fait pas à la dernière minute. Si vous désirez que la soirée se déroule correctement il faudra y mettre un peu de vous . Il faudra peut-être même que vous vous investissiez comme si c’était une mission dans votre travail.

La différence ?

Vous n’avez pas la même pression et c’est pour le bien de tous !

Cependant un peu d’aide ne serait pas de refus. C’est pour cela qu’on vous a préparé le guide ultime de l’organisation d’une soirée d’entreprise. Un guide simple, en 5 étapes, qui fait souvent référence à des questions de bon sens. Mais parfois ces étapes sont oubliées à cause de la pression ou de la précipitation.

Munissez-vous d’un calendrier

Tout d’abord, l’élément le plus évident à prendre en charge et pourtant pas des moindres est celui de la date. Le meilleur moyen pour éviter tout échec et organiser au mieux ce point est de se concerter touts ensemble.

En avant la technologie !

Même s’il est parfois difficile de se retrouver avec tout le monde à cause des emplois divers de chacun, vous pouvez utiliser des applications ou des sites web pour résoudre ce problème. Par exemple Doodle, est un site web qui permet de remplir des tableaux très simple de disponibilités des invités.

De cette manière, vous pouvez envoyer un e-mail à tous vos collaborateurs et récolter les données. Ou bien, vous pouvez opter pour d’autres manières plus simples et plus directes comme un vote à main levée ou encore profiter d’une réunion où les équipes sont réunis pour tout simplement en parler tout ensemble. Ceci afin de savoir quand vos collègues peuvent venir et rassembler un maximum de vos collaborateurs.

Mais c’est aussi à vous de proposer des idées innovantes, par exemple concernant le lieu.

Un lieu inoubliable et un thème

Pourquoi ne pas sortir un peu des murs du bureau et proposer une sortie originale ?

Même si la question du lieu peut paraître simple, lorsqu’il s’agit de sortir des sentiers battus et de proposer un lieu innovant et étonnant, il faut se creuser un peu plus la tête !

Ne vous en faites pas

Il y a des dizaines de lieux à découvrir où il ferait bon de se retrouver. Que ce soit des bars, des restaurants, des karaokés ou encore dans vos locaux, les idées ne manquent pas.

Quand bien même 98% Français préfèrent rester chez eux , selon un sondage de 2018 et essaient de trouver des excuses pour ne pas venir aux soirées, c’est à vous de montrer l’intérêt de cet événement.

Les lieux ont toute leur importance car ils vont déterminer de quelle façon va se passer la soirée. Un lieu clos, trop petit et peu chaleureux n’enchantera personne. Tandis qu’un endroit où il y a de l’espace, où les tons sont clairs et donnent envie de s’amuser sera bien plus apprécié.

A Paris, il existe une multitude d’endroits où vous pouvez organiser un soirée hors du commun.

Toutefois, le choix du lieu est lié à une autre problématique à prendre en compte : soyez en accord avec la thématique !

Par exemple : si votre soirée d’entreprise est à propos d’un lancement de produit, dans ce cas, il faut marquer les esprits vos collaborateurs grâce à ce produit en question. Si ce dernier demande une utilisation particulière alors proposez une démonstration. Rien de plus simple et ludique à la fois.

Au contraire, si c’est pour fêter une bonne nouvelle, un endroit grand avec un petit buffet à déguster pour discuter tous ensemble de cette nouvelle qui réjouit toute l’équipe !

Si la date, le lieu et la thématique doivent être les premiers éléments de votre organisation, il ne faut pas mettre de côté les envies de vos collaborateurs.

Interrogez et prévoyez

Si c’est une soirée plutôt festive, alors mettez vous en adéquation avec ce que veulent vivre vos camarades au niveau des activités proposées.

En effet, pour garder vos invités motivés et intéressés par la soirée, il faut les occuper. Bien que les petits fours soient très alléchants ils ne suffiront pas à fédérer votre équipe et à les garder éveiller jusqu’au bout de la nuit.

Plutôt danse, plutôt gourmandise, plutôt culture générale ? Désormais, il existe un nombre incalculable de jeux et animations à faire durant les soirées. Vous trouverez sans doute ce qui plaira mais pour vous aider, posez leur la question et faites des sondages.

Les sondages permettent d’avoir l’ensemble des données dont vous aurez besoin pour mener à bien votre organisation. Il se peut que les votes aillent plutôt sur une soirée chill ou bien plutôt sur une soirée huppée. Dans les deux cas, l’ambiance en sera affectée. C’est pourquoi les votes vous aiguilleront et à la fin, vous saurez exactement ce que l’ensemble préfère. Par conséquent vous pourrez planifier et réserver des activités en rapport avec ces derniers.

Piqûre de rappel avec une invitation

Désormais que tout semble rouler parfaitement, il faut passer aux invitations. Evidemment, vous aviez invité tout le monde et chacun à participer aux choix de la date, des activités etc.. Cependant, il arrive que l’information soit oubliée, mise de côté pour on ne sait quelle raison.

Alors, créez un petit visuel amusant et inventif dont chacun se souviendra et envoyez leur par mail. C’est toujours agréable de recevoir une petite invitation personnalisée pour replonger en enfance. Enfant, nous étions invités aux anniversaires de nos camarades de classe. Et bien, avec les soirées d’entreprise le principe reste le même, sauf que l’on transpose cela entre collègues !

Faites appel à des professionnels

Vous vous sentez dépassés ou en manque d’inspiration par rapport à l’organisation de la soirée? Même si jusque là tout fonctionnait, vous n’avez plus le temps de vous y consacrer et la date approche à grand pas.

Pas de panique

Il existe des professionnels qui pourront apporter leur aide pour vous sauver de la pire soirée de l’année !

En partant du traiteur pour prendre en charge les repas ou le buffet, en passant par les animateurs ou encore le DJ, les spécialistes de l’événementiels pourront vous être utile. En utilisant toutes les données que vous avez récoltées, comme la date et la thématique par exemple, ils organiseront tout selon un planning. Ils vous proposeront même de nouvelles idées originales.

Aviez-vous pensé à des animations en groupe ? Non ! Et bien par exemple, une société de spécialiste pourrait l’organiser pour vous.

Au revoir les soucis de l’organisation, surtout si vous n’êtes pas à l’aise avec cela, les professionnels ont un panel de possibilités de soirée énorme à vous proposer ! Vous n’aurez qu’à leur indiquer ce que vous souhaitez et le tour est joué.

Ne soyez pas avare en idées, la soirée d’entreprise est faite pour s’amuser et découvrir de nouvelles choses !