Entreprise: Comment lutter contre l’absentéisme et la procrastination ?

Entreprise: Comment lutter contre l’absentéisme et la procrastination ?

L’absentéisme fait référence aux absences réitérées et régulières d’un salarié sur son lieu de travail. En France, ce fléau sévit de nombreuses entreprises et engendre des milliards d’euros de coût chaque année.  Cette désertion des employés de leur lieu de travail ne cesse de progresser. En effet, le nombre moyen de jours d’absence par salarié absent s’élevait à 35,5 en 2016, en hausse de 6 % par rapport à 2010, selon l’étude de l’assureur Malakoff Médéric. L’absence des salariés se manifeste également virtuellement, à travers la procrastination, tendance à différer, à remettre systématiquement au lendemain une décision ou une action. Derechef, ce phénomène entraîne une désorganisation de l’entreprise, des retards dans les délais et nuit à la productivité globale d’une structure. 

Quelles sont les causes de l’absentéisme et de la procrastination au travail ?  Quelles solutions peuvent être mises en place pour minimiser ces deux phénomènes ? 

Les origines de l’absentéisme et de la procrastination 

Absentéisme

Si l’absentéisme au travail peut parfois s’expliquer par des raisons personnelles (24 %), l’entreprise et son climat, restent, pour la plupart du temps, les principaux facteurs de ces absences répétées. Notamment, les exigences trop élevées des employeurs, le manque de reconnaissance, de rémunération ou autres. (76 %)

L’environnement professionnel et le climat social d’entreprise jouent un rôle très important dans ce domaine. Les employés soumis à un stress intense et qui ne s’épanouissent pas au travail auront tendance à s’absenter plus fréquemment. D’ailleurs, l’Express souligne que le taux est plus élevé chez les ouvriers (4,5 %) que chez les cadres (1,6 %). On considère que les cadres subissent moins de contraintes dites psychosociales que les ouvriers (répétition de tâches, risques professionnels).

Autres origines de l’absentéisme : les maladies professionnelles. Une maladie est dite professionnelle si elle résulte de l’exposition d’une personne à un risque physique, chimique ou biologique lors de l’exercice de son activité professionnelle. D’autres formes de maladies professionnelles, comme le burn-out ou « épuisement professionnel » peuvent donner lieu à un arrêt des travailleurs. En janvier 2018, l’Assurance Maladie estime que 100 000 cas de burn-out ont été reconnus au titre d’accident de travail avec arrêt (cf. article burn-out : origines et solutions possibles).

Mais, ce sont les accidents du travail qui causent le plus d’absences, d’après l’Assurance Maladie, qui avait recensé, en 2016, 33,8 accidents du travail par an pour 1000 salariés (626,227 accidents). Ces derniers sont en cause dans 56 % des arrêts, devant les accidents de trajet (34 %) et les maladies professionnelles (10 %). 

Procrastination 

9 Français sur 10 sont touchés par la procrastination et 24 % d’entre eux adopte ce comportement au travail.  Dans son livre EMPTY LABOR, publié en 2014, Roland Paulsen affirme que les salariés consacrent 1,5 à 3 heures par jour à faire autre chose que leur travail : un vrai gouffre pour les entreprises. Avec la démocratisation d’Internet, cette tendance a été accentuée. Les individus ont de plus en plus tendance à remettre les tâches pénibles au lendemain, pour effectuer des travaux sans désagréments. Pourtant, si les bénéfices sur le court terme sont observés, le fait de procrastiner engendre du stress supplémentaire sur le long terme. Il s’agit d’un véritable conflit entre ce que l’individu ressent devoir faire et ce que l’individu fait réellement.

Les causes de la procrastination sont variées : peur de l’échec, peur de perdre le contrôle, manque de motivation ou encore des difficultés d’organisation et de concentration. Les procrastinateurs sont pour la plupart des personnes perfectionnistes, ayant le désir de « faire mieux ». Ce sont également des personnes en quête d’autonomie et d’indépendance, qui souhaitent décider elles-mêmes de la façon dont sont gérées leurs missions. La plupart du temps, la procrastination est le fruit d’un manque de motivation pour l’activité à effectuer. Les salariés préfèrent repousser un appel, un rapport à rendre… Et s’adonner à une mission plus épanouissante. 

Absentéisme et procrastination : de lourdes conséquences 

L’absentéisme et la procrastination sont néfastes pour l’entreprise et coûtent chaque année près de 50 milliards d’euros aux entreprises françaises.  Il faut cumuler les coûts directs (coût de remplacement, coût de maintien du salaire, perte de valeur ajoutée…) et les coûts indirects (coût de la prévoyance, retard dans les délais, impact sur la qualité, mécontentement des clients…). Selon l’étude de l’institut Alma Consulting Group, 1 % d’absentéisme coûterait 1,87 % de la masse salariale. 

Au-delà des pertes financières conséquentes, c’est l’image et le fonctionnement de l’entreprise qui sont mis à mal. Considéré comme un indicateur clé de la performance sociale d’une entreprise, un absentéisme élevé (supérieur à 3 %) reflète généralement un dysfonctionnement dans l’entreprise et doit conduire le chef d’entreprise à une remise en question de son organisation et des conditions de travail. 

En général, les absences auraient pu être évitées. Cela a donc énormément d’impact sur l’entreprise et sa productivité. Les performances sont diminuées, du fait de la désorganisation interne.  De plus, l’absentéisme induit quelques fois une surcharge de travail pour les équipes, voire des heures supplémentaires, lorsque les entreprises peinent à trouver des remplaçants dans les délais impartis.

Si les salariés sont présents lorsqu’ils procrastinent, leur absence de productivité peut tout aussi bien nuire à l’organisation et à la réputation de l’entreprise.  Non seulement cette tendance dessert l’entreprise, mais également les salariés, qui éprouvent souvent de l’insatisfaction, de l’appréhension et un manque d’estime, lorsqu’ils décident de tout remettre au lendemain. Ainsi, les employés sont encore moins épanouis et productifs, ce qui engendre des pertes supplémentaires. 

Les solutions pour limiter l’absentéisme et la procrastination 

Pour diminuer considérablement l’absentéisme et la procrastination, il est impératif d’envisager des solutions pour améliorer le bien-être au travail et impliquer davantage les salariés.

Certaines entreprises l’ont déjà bien compris : il faut donner envie aux salariés de travailler dans leur entreprise. À Paris, le cabinet de conseil Deloitte cherche à favoriser le bien-être de ses salariés. Pressing, salon de coiffure, salle de sport… De multiples services sont à disposition, pour faciliter l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée. 

Pour résoudre le problème de l’absentéisme, il faut déjà être capable de l’identifier et de le mesurer. Le taux d’absentéisme se calcule en divisant le nombre de jours ou d’heures d’absence par le nombre de jours ou d’heures de travail, multiplié par 100. 

La première mesure à prendre est la prévention des maladies professionnelles et prévisibles, telles que les maladies musculo-squelettiques ou les maladies saisonnières. Les visites médicales ou les journées de prévention sont un excellent moyen de prendre soin de la santé de ses salariés, tout en les sensibilisant aux différentes maladies susceptibles de les affecter.

Pour mettre un terme à l’absence répétée des salariés, il est crucial de promouvoir un management bienveillant. Les salariés recherchent avant tout la qualité de vie au travail, plus communément appelée QVT. Pourtant, les travailleurs Français sont parmi les moins heureux et engagés d’Europe. Et pour cause, le système patronal Français est aujourd’hui considéré trop rigide et arbitraire pour la plupart des employés, en quête d’autonomie et de responsabilités. Davantage d’indépendance rendrait les salariés plus épanouis et plus impliqués dans l’entreprise. 

Le management doit également valoriser les salariés, témoigner de l’importance de leur travail pour l’entreprise. Il est donc important d’offrir des perspectives d’avenir, comme des promotions. La reconnaissance d’un salarié est toujours synonyme d’un engagement plus grand, et donc d’un absentéisme moindre.

Même si les entreprises recherchent avant tout la productivité, il est important de lutter contre l’intensification du travail. Depuis le passage aux 35 heures, nombre d’entreprises ont intensifié la charge de leurs collaborateurs pour financer cette réduction du temps de travail. On travaille moins de temps, mais plus intensément pour maintenir la production. Or, la fatigue et le stress découlant de cette intensification du travail ont évidemment un impact sur l’absentéisme et sur la productivité. 

Récompenser l’engagement avec une prime de présentéisme peut paraître une idée louable. Cependant, elle reste à prendre avec des pincettes, tant son efficacité est limitée et son coût très élevé. Offrir de telles primes peut renvoyer une image répressive de l’employeur, qui doit contraindre ses salariés à venir travailler, plutôt que de donner envie à ces derniers de travailler. De plus, le salarié aura tendance à culpabiliser en cas d’arrêt-maladie. Ainsi, plutôt que de tomber dans la répression, l’entreprise doit réfléchir à ce qui va inciter les collaborateurs à venir travailler chaque matin : plus grande autonomie, valorisation du travail, utilité du travail fourni, confiance des employeurs envers les employés… 

Il est plus compliqué de lutter contre la procrastination, et l’effort doit venir des salariés. Cependant, certaines solutions, à l’instar de la méthode Kaizen, peuvent permettre de réduire la procrastination.  La méthode Kaizen consiste à effectuer pendant 1 minute chaque jour et à la même heure, une tâche qui ne nous plaît pas, jusqu’à ce qu’elle ne nous cause plus de stress. Mais, de manière plus générale, il s’agit de rectifier un travers de façon graduel, et non-brutal. 

Les salariés peuvent également essayer d’évaluer les points positifs et négatifs de la réalisation d’une mission. S’il n’est jamais agréable d’effectuer une tâche stressante, encombrante… Le fait de retarder l’échéance n’améliorera en rien l’action. Au contraire, l’attente engendrera encore plus de stress et de désagréments. 

Il faut donc prendre du temps pour réaliser les tâches les plus pénibles. Certaines applications existent aujourd’hui sur nos smartphones pour réguler leur utilisation, comme Stay on Taskou Forest. La première application propose de débrancher toutes les notifications pendant une plage horaire fixée en amont. Le but : être pleinement concentré sur une seule tâche, dans un cadre professionnel ou autre. L’application Forest permet également de se débrancher, en se responsabilisant. On plante une graine qui deviendra un arbre dans les 30 minutes à venir… À condition de ne pas toucher à son téléphone, auquel cas ce futur arbre se desséchera. L’idée est de nous responsabiliser :un sentiment de culpabilité naît en voyant l’arbre se dessécher, ce qui nous contraint à nous concentrer entièrement sur le travail à effectuer pendant au moins 30 minutes. On peut ainsi faire grandir sa propre forêt et voir son évolution. L’application offre aussi la possibilité de voir le temps que l’on a passé à travailler, à se reposer, à s’amuser pendant la journée, la semaine, le mois et même l’année ! 

Conclusion 

L’absentéisme et la procrastination sont des réalités qui touchent de plus en plus d’entreprises. Pour éviter les nombreuses pertes (humaines, financières…), il est impératif de revoir les stratégies des entreprises. Ces dernières doivent faire en sorte de favoriser le bien-être et l’épanouissement des salariés, avec un management qui se veut bienveillant, et non-punitif. Il est nécessaire de cultiver l’envie des salariés, et mettre tous les moyens en œuvre afin que ces derniers se sentent impliqués, en confiance et utiles. Quel salarié ne se présenterait pas dans une entreprise qui le valorise et fait preuve de reconnaissance ?